Sibuk ternyata bukan jaminan produktivitas. Jadwal padat dan jumlah pekerjaan yang banyak dan dianggap sebagai kesibukan, ternyata tidak menentukan efektivitas dan produktivitas.
Menjadi sibuk dengan jumlah pekerjaan yang banyak, jadwal padat dan bisa berupa multitasking, seringkali malah terjebak dalam kesulitan untuk menempatkan fokus bahkan kehilangan fokus dalam menyelesaikan pekerjaan, sehingga tidak pernah menyelesaikan pekerjaan dengan tuntas dan berkualitas optimal.
Terlalu sering berpindah fokus, terdistraksi dengan pekerjaan atau hal lain dengan kerangka kerja yang berbeda, sehingga waktu, energi serta sumber daya lainnya terkuras dalam kerumitan alur dan proses kerja yang tidak efektif.
Menjadi sibuk ternyata hanya berupa banyaknya pekerjaan yang mengisi jadwal harian mu, tetapi menjadi produktif adalah tentang mencurahkan perhatian dan fokus pada prioritas yang tepat sehingga menghasilkan dampak yang optimal sesuai dengan tujuan (goals) yang ingin dicapai.
Ciri kesibukan yang tidak produktif adalah ketika memiliki pekerjaan dengan jumlah banyak namun pada akhirnya masing-masing pekerjaan tidak pernah diselesaikan dengan lengkap, totalitas dan tuntas. Ciri lainnya adalah mudah terdistraksi dan kehilangan fokus, bekerja dengan pola bernalar yang reaktif dan impulsif dan seringkali tidak mampu menyusun perencanaan yang sistematis.
Kesibukan yang tidak produktif akan tampak sebagai kerja keras tanpa memperdulikan kualitas, sementara menjadi produktif adalah bekerja dengan kecerdasan yang mengutamakan tujuan (goals) tertinggi yang ingin dicapai.
Kesibukan hanya akan membuat kita terlihat mampu mengerjakan banyak hal tanpa hasil yang nyata dan bermanfaat, sementara menjadi produktif adalah bekerja dengan kemampuan terbaik sehingga menghasilkan karya yang berdampak optimal.
Dalam kepemimpinan berbasis kesadaran Sigma Leadership produktivitas merupakan hasil dari terjaganya kesetimbangan antara kemampuan mengelola diri, kemampuan mengelola peran dan tanggung jawab, serta kemampuan mengelola sumber daya yang dibutuhkan.
Menjadi produktif selalu melibatkan fokus yang baik dalam menangani satu pekerjaan yang dianggap paling penting, atau paling mendesak untuk diselesaikan dengan tuntas dan totalitas, walaupun sedang ber-multitasking.
Membutuhkan keahlian yang baik dalam mengelola atau manajemen waktu , agar dapat bekerja dengan cerdas dan cermat (work smart) dan tidak mudah hanyut ke dalam arus kerumitan ketika berupaya menyelesaikan pekerjaan yang sederhana.
Melalui praktik mindfulness yang ditawarkan dalam metode pelatihan kepemimpinan berbasis kesadaran Sigma Leadership , ber-multitasking bukanlah hambatan bagi efektivitas dan produktivitas yang baik.
Praktik mindfulness terbukti memberikan dampak yang signifikan terhadap proses kerja multitasking yang efektif dan produktif, karena dimulai dengan terbukanya kesadaran akan tujuan (goals) yang ingin dicapai secara utuh (sense of purpose).
Pemahaman yang utuh akan menciptakan kestabilan dalam mengelola fokus dan waktu. Sehingga tidak mudah terdistraksi dan mampu menyelesaikan satu pekerjaan di satu waktu dengan totalitas, kemudian berpindah mengerjakan pekerjaan lainnya dengan efektivitas dan produktivitas yang sama baiknya, tanpa menjadi burnout dan overburden .
Lalu bagaimana memastikan untuk menjadi produktif dan tidak hanya terlihat sibuk?
1.Pelajari dan pahami tujuan (goals) tertinggi dari pekerjaan yang akan dilakukan.
Pastikan mengerti misi dan visi sebuah pekerjaan, pahami value/ nilai dari pekerjaan sehingga mengerti tujuan (goals) sebagai arah kompas yang ingin dicapai dengan landasan kesadaran dan rasa memiliki (sense of purpose) yang tepat.
2.Curahkan seluruh perhatian dan fokus ketika melakukan sebuah pekerjaan.
Berikan upaya (effort) terbaik dan pastikan bekerja dengan kesadaran yang baik sehingga kesetimbangan terjaga, tidak kekurangan dan tidak berlebihan. Pastikan yang dikerjakan memberikan dampak positif bagi pencapaian tujuan (goals) yang ingin dicapai, bukan hanya untuk menyibukkan diri saja.
3.Tentukan skala prioritas dengan tepat.
Prioritaskan efektivitas ketimbang efisiensi. Efisien adalah melakukan pekerjaan dengan cepat, efektif adalah tentang melakukan pekerjaan dengan tepat. Cari metode dan langkah kerja yang paling efektif sesuai kapasitas dan kemampuan diri. Tentukan pekerjaan yang paling penting atau mendesak, serta yang paling memungkinkan untuk diselesaikan dengan tuntas sesuai kapasitas saat itu. Utamakan yang memberikan dampak terbaik dan terbesar bagi pencapaian tujuan (goals).
4.Pelajari dan cermati scope of work (cakupan pekerjaan) dengan baik.
Buka wawasan, kenali potensi dan kompetensi sumber daya dengan baik untuk memetakan cakupan pekerjaan dengan sudut pandang yang lebih luas (helicopter view). Agar tidak perlu membuang waktu dan energi merancang atau melakukan langkah kerja yang belum dibutuhkan atau belum mendesak untuk dilakukan. Latihan yang sekaligus mengasah kemampuan berpikir strategis dan berperan penting dalam kemampuan manajerial.
5.Latihlah kemampuan mengelola waktu yang efektif.
Kenali potensi dan kapasitas sumber daya. Apabila sudah mengerti bekerja di malam hari tidak efektif maka maka ubahlah waktu bekerjamu pada waktu yang tepat. Bangun habit yang sehat dan konstruktif dan buang kebiasaan yang menghambat proses kerja.
6.Gunakan alat bantu.
Manfaatkan aplikasi dan alat kerangka kerja (framework tools) untuk memudahkan pemetaan dan monitoring.
7.Tingkatkan mindfulness.
Berikan jeda untuk menciptakan momen reflektif dan kontemplatif. Ciptakan motivasi yang stabil melalui rutinitas berefleksi agar menyadari bahwa dirimu merupakan bagian dari sebuah proses dalam pertumbuhan yang berkelanjutan (continuous growth). Tingkatkan kesadaran agar lebih mudah memahami tujuan (goals) dari sebuah pekerjaan dan membuka cakrawala pandang menjadi lebih luas. Rasa tanggung jawab yang muncul dari sebuah kesadaran berperan penting terhadap efektivitas dan produktivitas.
8.Terima dan hayati beragam kontradiksi dan dinamika perubahan.
Jadilah tangguh namun fleksibel, jangan kaku seperti kanebo kering. Bekerja dengan efektif dan produktif membutuhkan resiliensi dan kemampuan beradaptasi dalam menyikapi dinamika.
9.Jangan mudah menyerah.
Ketika mandeg/ stuck, kenali respon emosimu dan redakan dengan memberikan jeda dan praktik mindfulness. Respon emosi hanyalah tentang bagaimana caramu memandang sebuah situasi.
Menjadi produktif adalah bukan sekedar terlihat sibuk, tetapi tentang menjadi ahli dalam menjaga konsistensi dan stabilitas kinerja yang optimal dimanapun, kapanpun dan dalam situasi sesulit apapun.
Busy people tend to be great at “looking busy” whereas productive people are simply “getting it done.”
Keisari Pieta
Chief Mentor The Avalon Consulting
13 Mei 2025
